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Beurkundungen, Beglaubigungen, Apostille, Legalisation und Gebühren
Beurkundungen und Beglaubigungen
Auch im Ausland benötigen deutsche und ausländische Staatsangehörige gelegentlich Beglaubigungen (von Unterschriften, Handzeichen, Kopien oder Abschriften) und Beurkundungen, die von einer deutschen Behörde vorgenommen werden sollen, weil sie für den Rechtsgebrauch in Deutschland bestimmt sind. Hier können Sie sich über die unterschiedlichen Formen der Beurkundung und Beglaubigung informieren.
Eine Unterschrift oder ein Handzeichen können beglaubigt werden, wenn sie vor der Urkundsperson vollzogen oder anerkannt wurden. Deshalb ist in jedem Fall die persönliche Vorsprache der Person erforderlich, deren Unterschrift oder Handzeichen beglaubigt werden soll.
Bei der Unterschriftsbeglaubigung wird die Identität der unterschreibenden Person geprüft und bestätigt. Eine Belehrung über die Bedeutung und Konsequenzen der Erklärung erfolgt nicht. Allerdings ist der oder die Konsularbeamte verpflichtet, sich zu vergewissern, dass der unterzeichnenden Person bewusst ist, was unterschrieben wird. Die Auslandsvertretung kann dazu weder Übersetzungen anfertigen noch ad hoc eine mündliche Übersetzung der vorgelegten Erklärung in die chinesische Sprache vornehmen. Es wird daher gebeten, auch eine chinesische Übersetzung der Erklärung, die in der Auslandsvertretung unterschrieben werden soll, sowie ggfls. zusätzlich erforderlicher Unterlagen vorzulegen. Englische Übersetzungen sind ausreichend, wenn Antragstellende nach Überzeugung des Konsularbeamten oder der Konsularbeamtin der englischen Sprache ausreichend mächtig sind.
Die Gebühr für die Beglaubigung einer Unterschrift oder eines Handzeichens beträgt 56,43 EUR. Wird die Unterschriftsbeglaubigung für eine Erklärung zur Namensführung aufgrund familienrechtlicher Vorschriften benötigt, beträgt die Gebühr 79,57 EUR .
Für die Unterschriftsbeglaubigung legen Sie bitte folgende Unterlagen vor:
- zu unterzeichnende Erklärung (ggf. mit Übersetzung in eine Sprache, die Sie gut verstehen)
- Urkunden zum zugrundeliegenden Rechtsgeschäft (bei Genehmigungserklärungen ist dies eine Kopie des zu genehmigenden Vertrags, bei Vollmachten der Entwurf des zu beurkundenden Vertrags, bei Handelsregistereinträgen Kopien der entsprechenden Beschlüsse der Gesellschaft oder der notariellen Gründungsurkunde)
- gültigen Reisepass oder deutschen Personalausweis (die chinesische ID Card reicht nicht aus)
Beispiele für Unterschriftsbeglaubigungen, die bei den Auslandsvertretungen anfallen:
- Genehmigungserklärung (Erklärung, mit der eine Person, die beim Abschluss eines Vertrags in Deutschland vollmachtlos vertreten wurde, den Vertrag im Nachhinein genehmigt)
- widerrufliche Vollmachten
- Anträge auf Handelsregistereinträge
- Beantragung eines Ehefähigkeitszeugnisses
- Erklärung zur Ausschlagung einer Erbschaft. Weitere Hinweise dazu finden Sie hier.
Im Bereich des Gesellschaftsrechts besteht außerdem die Möglichkeit, direkt bei einem deutschen Notariat im Wege eines Online-Verfahrens unter https://online-verfahren.notar.de/ov/home Beurkundungen und Beglaubigungen durchzuführen.
Besonderheit bei Handelsregisteranmeldungen mit Belehrung von Geschäftsführenden:
Die deutschen Auslandsvertretungen können erforderliche Belehrungen zukünftiger Geschäftsführender nur in deutscher Sprache durchführen. Bei Beteiligten, die kein Deutsch sprechen, hat sich die Möglichkeit der separaten schriftlichen Belehrung, vorbereitet durch einen deutschen Notar mit chinesischer Übersetzung bewährt. Anschriften von vereidigten Übersetzern in Deutschland können bei den Geschäftsstellen der Landgerichte erfragt oder über das Internet (www.justiz-dolmetscher.de) abgerufen werden. Die Unterschrift unter der Belehrung kann in den Auslandsvertretungen beglaubigt werden.
Unterschriftsbeglaubigung durch einen chinesischen Notar:
Alternativ zu einer Unterschriftsbeglaubigung durch die Auslandsvertretung besteht die Möglichkeit, eine Unterschriftsbeglaubigung durch einen chinesischen Notar vornehmen zu lassen. Ob dieser Weg für das von Ihnen beabsichtigte Rechtsgeschäft in Frage kommt und ob eine Apostillierung des chinesischen Beglaubigungsvermerks notwendig wird, sollten Sie im Vorfeld mit den beteiligten Rechtsanwälten, Notaren oder anderen Stellen in Deutschland klären.
Identitätsprüfung/Beglaubigung von Unterschriften für Bankgeschäfte:
Nach einer Änderung des Geldwäschebekämpfungsgesetzes (GWG) sind die deutschen Auslandsvertretungen nicht befugt, eine Identitätsprüfung oder Beglaubigung von Unterschriften bzw. Pass- und Personalausweiskopien für Kontoeröffnungen, Kreditvergaben und vergleichbare Bankangelegenheiten vorzunehmen.
Für die Bestätigung, dass eine Kopie oder Abschrift mit dem Original eines Schriftstücks übereinstimmt, muss das Schriftstück im Original oder in beglaubigter Kopie vorgelegt werden.
Die Beglaubigung erfolgt nur zur Verwendung gegenüber deutschen Stellen. Mit der Beglaubigung wird keine Aussage zum Inhalt oder zur Echtheit und Gültigkeit der Urkunde getroffen. Der Beglaubigungsvermerk enthält hierzu einen entsprechenden Hinweis.
Die Gebühr für die Beglaubigung einer Kopie eines Schriftstücks ist ortsabhängig und beträgt maximal 26,- EUR. Eine Übersicht über die derzeit geltenden Gebührensätze finden Sie hier. Die Kopien werden von der Auslandsvertretung gefertigt.
Konsularbeamte im Ausland beurkunden nur, soweit dies notwendig ist, das heißt wenn gesetzliche Beurkundungspflichten für den deutschen Rechtsverkehr vorliegen. Sie treten dabei nicht in Konkurrenz zu den deutschen Notaren. Die Niederschrift, die von Konsularbeamten bei einer Beurkundung erstellt wird, steht der Urkunde eines deutschen Notars gleich.
Wichtiger Hinweis:
Bitte sprechen Sie rechtzeitig mit der zuständigen Auslandsvertretung ab, ob die von Ihnen gewünschte Beurkundung erfolgen kann und welche Unterlagen dafür benötigt werden. Nicht jede in Deutschland mögliche Beurkundung kann von Konsularbeamten im Ausland vorgenommen werden. Konsularbeamte handeln nach pflichtgemäßem Ermessen. Sie sind im Gegensatz zu einem Notar in Deutschland nicht zur Beurkundung verpflichtet. Einige Beurkundungen können darüber hinaus nur von entsprechend befugten Konsularbeamten durchgeführt werden.
Beispiele für Beurkundungen, die regelmäßig in den Auslandsvertretungen vorgenommen werden:
- Vaterschaftsanerkennungen und Zustimmungserklärungen
- Sorgeerklärungen
- Anträge auf Erbscheine und Europäische Nachlasszeugnisse für deutsche Nachlassgerichte
- auf Anforderung deutscher Standesämter: eidesstattliche Versicherungen von deutschen Staatsangehörigen zum Familienstand, Führerscheinverlust etc.
Gebühren für Beurkundungen sind abhängig von der individuellen Fallgestaltung. Über die jeweils anfallenden Gebühren wird die Auslandsvertretung Sie bei der Terminvereinbarung informieren. Seit dem 01. Oktober 2021 ist die Beurkundung von Vaterschaftsanerkennungen und damit in Zusammenhang stehenden Zustimmungserklärungen kostenpflichtig.
Übersetzungen können an den Auslandsvertretungen weder gefertigt noch „beglaubigt“, das heißt mit einer Bestätigung zur Richtigkeit der Übersetzung versehen werden. Weitere Hinweise zu Übersetzungen und entsprechende Übersetzerlisten finden Sie auf unserer Webseite hier.
Apostille/Legalisation
Wer amtliche Urkunden eines ausländischen Staates in Deutschland vorlegen möchte - oder umgekehrt - sollte vorher wissen, unter welchen Voraussetzungen diese Dokumente anerkannt werden.
Urkunden werden von deutschen und ausländischen Behörden oder Gerichten oftmals nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit oder ihr Beweiswert in einem besonderen Verfahren festgestellt worden ist. Chinesische Urkunden (z. B. Geburtsbescheinigungen oder Heiratsbücher) sind in der Regel für die Verwendung bei deutschen Behörden mit einer Apostille vorzulegen
China ist dem Haager Apostilleübereinkommen mit Wirkung zum 7. November 2023 beigetreten. Ab diesem Tag dient die von deutschen Apostillebehörden für deutsche Urkunden und von chinesischen Apostillebehörden für chinesische Urkunden erteilte Apostille als Echtheitsnachweis für deutsche Urkunden in China und für chinesische Urkunden in Deutschland. Eine Legalisation deutscher Urkunden durch eine chinesische Auslandsvertretung und chinesischer Urkunden durch eine deutsche Auslandsvertretung ist damit nicht mehr erforderlich.
Die deutschen Auslandsvertretungen in China legalisieren nur noch bis einschließlich 30. November 2023 Urkunden, bei denen vor dem 7. November 2023 die Überbeglaubigung durch das chinesische Außenministerium oder zuständige Außenamt erteilt wurde. Bitte beachten Sie, dass die deutschen Auslandsvertretungen in China keine Apostillen erteilen können.
Sollten Ihre Urkunden nicht in Deutschland oder China erstellt worden sein, beachten Sie bitte die Informationen zum Internationalen Urkundenverkehr hier.
Führungszeugnis
Zuständig für die Ausstellung eines deutschen Führungszeugnisses ist das Bundesamt für Justiz. Auf der Webseite des Bundesjustizamts finden Sie ausführliche Informationen rund um das Thema Führungszeugnis, insbesondere auch zur Verwendung im Ausland und der Einholung eventuell notwendiger Überbeglaubigungen.
Für Inhaber von elektronischen Personalausweisen mit freigeschalteter Online-Ausweisfunktion besteht die Möglichkeit, ein deutsches Führungszeugnis online zu beantragen, wenn Sie über ein Kartenlesegerät zum Auslesen des Ausweises verfügen. Falls eine Online-Beantragung nicht möglich ist, müssen Anträge aus dem Ausland mit einer amtlichen Bestätigung versehen sein. Die zuständige deutsche Auslandsvertretung kann diese amtliche Bestätigung auf dem Antrag nach Terminvereinbarung vornehmen. Die Gebühr beträgt 34,07 Euro, zu zahlen bar in RMB oder mit internationaler Kreditkarte (nur Master und Visa). Bitte legen Sie bei Vorsprache auch Ihren Reisepass vor.
Chinesisches Straffreiheitszeugnis
Nach Auskunft des Ministeriums für Öffentliche Sicherheit der VR China ist ein chinesisches Führungszeugnis für Ausländer beim örtlich zuständigen Public Security Bureau (PSB) zu beantragen, an der der Meldewohnsitz besteht bzw. zuletzt bestand. Vorzulegen sind der Pass mit chinesischen Aufenthaltstiteln sowie -falls zutreffend- die chinesische Arbeitserlaubnis.
Für die Einholung eines Straffreiheitszeugnisses in Peking kann auch folgende Serviceagentur genutzt werden: Shuang Xiong Foreign Service Co., Tel. +86 (0)10 6402 7616 und +86 (0)10 6402 7613.
In Shanghai kann das Zeugnis auch über das Shanghai Notary Public Office beantragt werden. Die Adresse finden Sie in der Rechtsanwaltsliste Shanghai, Ziffer IV.
In Shenyang kann über diese englischsprachige Telefonhotline des Public Security Bureau das konkrete Prozedere erfragt werden: +86 (0)24 8689 0941.
In Kanton werden Führungszeugnisse für Ausländer über das Guangzhou Notary Public Office, 42 Cangbian Road, beantragt. Tel: +86 (20) 8318 3060 und 8335 0742. Wegen sehr schlechter telefonischer Erreichbarkeit des Notariats empfiehlt sich die persönliche Vorsprache.
In Chengdu werden Führungszeugnisse für Ausländer über das Chengdu Notary Public Office (Guancheng Plaza, Gebäude 1, Shuncheng Str. Nr.308, Qingyang Bezirk oder Oriental Hope Center, Gebäude 2, Nr. 333 Nordabschnitt der Yizhou Ave., High-Tech-Zone) beantragt. Tel.: +86 (28) 86255556, +86 (28) 962626.
Identitätsprüfung
Nach Änderung des Geldwäschegesetzes (GWG) sind deutsche Botschaften und Konsulate nicht mehr befugt, Unterschriftsbeglaubigungen, Kopiebeglaubigungen und Identitätsprüfungen bei Kontoeröffnungen, Kreditvergaben von mehr als 15.000,- EUR und vergleichbaren Fällen vorzunehmen. Hierzu gehören auch Kreditkartenanträge.
Eine Sonderregelung gilt für Sperrkonten visumspflichtiger ausländischer Studierender, wenn die Eröffnung eines Sperrkontos für den Nachweis der Lebensunterhaltskosten im Visumverfahren erforderlich ist.
Für Identitäts- und Legitimationsprüfungen nach GWG und Abgabenordnung können Sie sich an die Auslandshandelskammer an ihren Standorten in Peking, Shanghai und Kanton wenden.
